Global Communication Digital Device Information Concept
Eine kurze Skype-Konferenz mit den freien Mitarbeitern oder die Kollegen aus Berlin mal schnell per Facetime zum Montagsmeeting zuschalten – Social Media verändert die interne Kommunikation in vielerlei Hinsicht. In kleineren Unternehmen mit digitalem Fokus oder mit internationalen Teams bieten die verschiedenen Kanäle und Tools oft einen Mehrwert in der direkten Zusammenarbeit. Sie ermöglichen, dass räumlich verteilte Teams sinnvoll miteinander arbeiten können – und das relativ kostengünstig. Auch in großen Unternehmen werden diese Möglichkeiten eingesetzt – Intranet, Wikis, virtuelle Meetingräume für Videokonferenzen oder Microblogging-Tools unterstützen auch hier die interne Kommunikation.
Studienergebnisse zur internen Kommunikation
In der Ende 2014 veröffentlichten Studie „Zwischen Beteiligung und Dialog: Social Media in der internen Kommunikation“1 gaben bereits 50 % der 500 umsatzstärksten Unternehmen in Deutschland an, Social-Media-Anwendungen in der internen Kommunikation zu nutzen. 61 % zeigten sich mit dem Einsatz zufrieden oder sehr zufrieden. Als positive Veränderungen wurden in der Studie angegeben:
Wissensaustausch hat sich verbessert (66 %)
Kommunikation ist offener (61 %)
Projekt- und teaminterne Kommunikation hat sich verbessert (52 %)
37 % der Befragten beklagten jedoch, dass die Nutzung der Social-Media-Anwendungen selektiere, da nicht alle Mitarbeiter in Social Media aktiv seien. Dies kann vor allem in Unternehmen mit unterschiedlicher Belegschaft ein Problem sein – im Büro und in der Produktion beschäftigte Mitarbeiter haben unterschiedlichen Zugang zu PC und Internet. Insgesamt 39 % gaben an, nicht zufrieden mit dem Einsatz der Social-Media-Anwendungen zu sein. Als Gründe wurden unter anderem die Akzeptanz auf Seiten der Mitarbeiter und Restriktionen durch das Management angegeben.
Hindernisse erkennen und abstellen
Die Akzeptanz aufseiten der Mitarbeiter kann natürlich unterschiedliche Gründe haben: Wurde die Strategie verständlich kommuniziert? Den Mitarbeitern muss klar sein, warum sie sich an der Kommunikation beteiligen sollen und dass sie einen wichtigen Teil zur optimierten Kommunikation beitragen können. Aber auch, dass mit der Nutzung verschiedener Tools Mehrwerte für das Unternehmen generiert werden können. Nur wenn sich alle Mitarbeiter am neuen Unternehmens-Wiki beteiligen, kann ein Wissensaustausch stattfinden. Sind alle Mitarbeiter technisch in der Lage, sich zu beteiligen? Wenn das Know-how fehlt, kann ein Mitarbeiter noch so engagiert sein, er kann sich nicht beteiligen. Schulungen in den neuen Tools sowie Anwender-Manuals sind ein erster Schritt, die Akzeptanz zu fördern.
Als weiteres Hindernis werden Restriktionen des Managements genannt. Eine offene Beteiligung der Mitarbeiter an der Kommunikation über Social Media muss in der Strategie verankert sein. Es macht keinen Sinn, dass sich die Chefetage wünscht, dass die Mitarbeiter künftig per Skype zusammenarbeiten, aber nur bestimmte Mitarbeiter freigeschaltet werden. Die Sorge, Mitarbeiter könnten die Social-Media-Tools während der Arbeitszeit zur privaten Kommunikation nutzen, besteht sicherlich häufig. Eine Beteiligung ist jedoch nur auf Vertrauensbasis möglich und muss zum Teil der Kommunikationskultur des Unternehmens werden.
Mehrwerte für die eigene Kommunikation identifizieren
Als Empfehlung gerade für kleinere Unternehmen gilt es herauszufinden, welche Kanäle und Tools bei der Lösung konkreter Fragestellungen helfen könnten. Benötigen wir ein Wiki, weil wir unser Wissen besser vernetzen müssen? Wir müssen in Projektteams schneller kommunizieren und Daten austauschen – kann uns ein Chatsystem oder sogar eine geschlossene Facebook-Gruppe dabei helfen?
Bei CURE nutzen wir zum Beispiel Skype sehr aktiv, um mit unseren freien Mitarbeitern, die teilweise in der ganzen Welt verteilt für uns arbeiten, zu kommunizieren. Dies erweist sich als kostengünstiges und einfach zu nutzendes Instrument, das auch unseren freien Mitarbeitern problemlos zugänglich ist. Eine Übersicht zu häufig genutzten Tools zur Team-Kommunikation hat t3n zusammengestellt.
Viel Spaß beim Testen und Kommunizieren!
Quelle:
1Spachmann, Huck-Sandhu: Zwischen Beteiligung und Dialog – Social Media in der internen Kommunikation (2014), unter www.ik-trends.de/top-500/2014-social-media(letzter Zugriff 15.03.2016)
