Zeit sparen mit KI – die besten Tools & ChatGPT Tipps
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Zeit sparen mit KI – diese Tools erleichtern den Arbeitsalltag

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Zeit ist Geld. Die richtige Kombination von Strategien und Tools kann dabei helfen, die Produktivität im Arbeitsalltag erheblich zu steigern und wertvolle Zeit zu sparen. Wir zeigen Ihnen eine Auswahl unserer beliebtesten kostenlosen Tools und Tipps, die wir in unserer täglichen Arbeit im Online Marketing nutzen. Die Ideen sind dabei universell einsetzbar und auch auf andere Arbeitsbereiche und Branchen anwendbar.

Mit diesen Tools optimieren Sie Ihre persönlichen Gewohnheiten und sparen Zeit

Bevor wir uns konkreten Tipps nähern, lohnt ein Blick auf die persönliche Arbeitsweise. Eine der grundlegendsten Strategien für effizienteres Arbeiten ist das Setzen klarer Ziele und das Etablieren von Routinen. Apps zum Entwickeln von neuen Gewohnheiten und zum Erfolgstracking, wie auch Zeit-Analyse Tools motivieren dazu, sich zunächst mit den eigenen Stärken und Schwächen vertraut zu machen und konsequent an persönlichen Zielen zu arbeiten.

  • Habit Builder: Die App hilft dabei, Gewohnheiten zu erstellen, an denen Sie arbeiten möchten, Ihren Fortschritt zu verfolgen, sich selbst Erinnerungen setzen und mit der Zeit gesündere und stärkere (Arbeits-)Routinen aufzubauen.
  • Habitica: Eine App, die Aufgabenmanagement mit Gamification-Elementen kombiniert, um die Motivation zu steigern. Für Gaming-Fans und Menschen, die das Thema Gewohnheiten etwas lockerer und spielerischer angehen möchten.
  • Pomodoro Timer: Ein Tracker, der die Arbeit in Zeitblöcke unterteilt und regelmäßige Pausen einlegt, um die Konzentration zu erhöhen.
  • RescueTime: Das Zeitverfolgungstool analysiert, wie man seine Zeit am Computer verbringt und hilft dabei, ineffiziente Gewohnheiten zu erkennen und zu ändern. (Achtung: kostenpflichtig nach Testperiode.)

Helfer im Arbeitsalltag: Lassen Sie Tools Ihre Routineaufgaben übernehmen

Tasks, bei denen Sie nicht wirklich tiefergehend nachdenken müssen, sondern die einfach nur abgearbeitet werden müssen, können Sie künftig von diesen Tools erledigen lassen:

  • IFTTT„If This Then That“: Die App verknüpft die beliebtesten Webanwendungen miteinander und automatisiert Abläufe. Verbinden Sie Ihre Apps und Smart Devices und legen fest, dass eine bestimmte Aktion, „wenn dies“, eine andere Aktion, „dann das“, zur Folge hat. Werden Sie selbst kreativ, welche wiederkehrenden Aufgaben Sie gerne automatisieren möchten, oder lassen Sie sich von Vorschlägen auf der Webseite des Tools inspirieren. Hier einige Beispiele:
    • Handy automatisch auf stumm schalten, wenn man im Büro ankommt
    • Google Mail markieren und automatisch in einer To-do-Liste abspeichern
    • Neues X-Profilfoto automatisch als Facebook-Profilfoto einsetzen
    • Instagram Fotos automatisch in der Dropbox speichern
    • SMS-Nachricht erhalten beim Empfang von Mails eines bestimmten Absenders
    • Aus E-Mails automatisiert Trello-Cards machen
    • YouTube Videos automatisiert auf der eigenen Facebook-Seite posten
    • In einer Tabelle erfassen, wie viel Zeit Sie an bestimmten Orten wie dem Büro oder zu Hause verbringen
    • E-Mail mit einer Zusammenfassung der Aufgaben von todoist erhalten, die Sie in einer Woche erledigt haben
  • Otter AI: Dieser Meeting-Assistent erstellt Transkripte von Meetings in Echtzeit, fasst das Gesagte zusammen und erstellt automatisch Notizen. Dabei werden Audioaufnahmen aufgezeichnet, Folien erfasst und Aktionspunkte extrahiert. (In der kostenlosen Version ist die Anzahl der Meetingminuten allerdings limitiert.)
  • Grammarly: Verfassen Sie häufiger englische Texte? Sparen Sie Zeit, indem Sie sich das Korrekturlesen von Mails, Blogbeiträgen und anderen Artikeln künftig sparen. Der Schreibassistent überprüft Ihre Rechtschreibung und Interpunktion und gibt Vorschläge für die Optimierung des Schreibstils.

Einarbeitung in neue Themen: Nicht nur hilfreich für Content Marketer

Effizientes Arbeiten bedeutet auch, sich schnell und umfassend in neue Themen einarbeiten zu können. Insbesondere im Content Marketing bzw. im Bereich Textproduktion können folgende Tools dabei helfen, wertvolle Zeit zu sparen:

  • PDF Drive: Eine Website, die Zugang zu Hunderten von kostenlosen Ebooks zu verschiedenen Themen bietet. Perfekt für tiefgehende Recherchen und zum Aufbau von Wissen.
  • Littlerbooks: Diese Seite bietet Zusammenfassungen von Büchern an, was besonders hilfreich ist, wenn man schnell die Kernideen eines Buches erfassen möchte.
  • Glasp: Ein Tool, mit dem man Webseiten-Content hervorheben und Zusammenfassungen in einem Notizdokument speichern kann. Sehr empfehlenswert ist dies für die Recherche und das Sammeln von Informationen zu einem bestimmten Thema.
  • Quillbot: Dieses Tool paraphrasiert Texte und hilft dabei, Plagiate zu vermeiden. Nicht nur Studierende wissen dieses Tool zu schätzen – denn auch im Arbeitsalltag kommt es regelmäßig vor, dass Texte schnell umformuliert und in eigene Worte gefasst werden müssen.

Exkurs: ChatGPT effizienter nutzen

ChatGPT kann ein mächtiges Werkzeug sein, das die tägliche Arbeit enorm erleichtert. Wichtig ist dabei, das Tool „richtig“ zu nutzen. Damit man nicht bei jeder Anfrage wieder bei 0 beginnen muss, lohnt es sich, für verschiedene Themenbereiche einzelne Unterhaltungen anzulegen, zu denen man immer wieder zurückkehrt. Dann kennt ChatGPT bereits die Rahmeninformationen zum Thema. Bezogen auf Social Media kann man so zum Beispiel die Vorbereitung von Posts effizienter gestalten. Sollen Ihre Texte für LinkedIn etwas förmlicher sein, während Ihr Sprachstil auf TikTok lockerer ist? Kein Problem, nutzen Sie einfach für jeden Kanal eine eigene Unterhaltung und sparen Sie sich bei jeder Anfrage die Beschreibung, welcher Kommunikationsstil zum Einsatz kommen soll, welche Hashtags Sie regelmäßig nutzen oder welche Buzzwords immer wieder verwendet werden sollen.

Der ultimative ChatGPT Prompt

Besonders hilfreich ist der sogenannte „Universal-Prompt“ ein echter Gamechanger, wenn es um die Nutzung von ChatGPT geht. Sie müssen ChatGPT dafür mitteilen, dass es Experte auf einem bestimmten Themengebiet ist und zu Ihrem persönlichen Assistenten machen, was quasi eine Verselbstständigung der Hilfestellung auslöst. Der Prompt kann dabei so lauten:

Du bist Experte für {THEMA}. Schreibe mir 10 detaillierte Prompts für den KI-Textgenerator (ChatGPT), um qualitativ hochwertige Antworten zu generieren. Die Aufforderungen müssen einen Nutzen für mich haben. Sie sollten die erste Person verwenden und der KI explizit sagen, was sie tun soll und dabei Sätze verwenden, wie: „Du bist“, „Du musst“, „Sag mir“ usw. Das Thema, zu dem ich 10 ausführliche Prompts haben möchte, ist {THEMA EINFÜGEN}. Die von dir erstellten Prompts sollten die Variablen innerhalb von {} enthalten, damit ich weitere Informationen für bessere Ergebnisse einfügen kann.

In unserem Beispiel machen wir ChatGPT zum Experten für {Content Marketing} und verlangen 10 Prompts zum {effizienten Nutzen von ChatGPT im Arbeitsalltag}. Die Antworten von ChatGPT sind im Folgenden in Blau gekennzeichnet.

Wir erhalten daraufhin 10 Ideen mit den dazugehörigen Prompts. Die ersten drei lauten:

Natürlich, hier sind zehn detaillierte Aufforderungen für den KI-Textgenerator (ChatGPT), die sich darauf konzentrieren, wie man ChatGPT effizient im Arbeitsalltag nutzen kann:

  1. Arbeitszeitmanagement verbessern:
    • „Du bist ein Experte für Zeitmanagement. Erkläre mir, wie ich meine Arbeitszeit besser einteilen kann, um effizienter zu arbeiten. Verwende dabei spezifische Techniken und Methoden, die mir helfen, meine Aufgaben {spezifische Aufgaben oder Tätigkeiten} innerhalb von {Zeitraum, z.B. einer Woche} besser zu organisieren.“
  2. Effiziente Kommunikation mit Kollegen:
    • „Du bist ein Kommunikationsprofi. Zeige mir, wie ich ChatGPT nutzen kann, um die Kommunikation mit meinen Kollegen zu verbessern. Nenne konkrete Beispiele für {Art der Kommunikation, z.B. E-Mail, Slack-Nachrichten} und wie ich diese klarer und effektiver gestalten kann.“
  3. Projektplanung und -management:
    • „Du bist ein Projektmanager. Erkläre mir, wie ich ChatGPT für die Planung und Verwaltung meiner Projekte verwenden kann. Gehe dabei auf Tools und Strategien ein, die mir helfen, {Projektart, z.B. Softwareentwicklung, Marketingkampagne} erfolgreich durchzuführen.“

Wir spielen das Spiel anhand des 1. Prompts durch:

Beispiel 1: Arbeitszeitmanagement verbessern:

Wir nutzen den vorgeschlagenen Prompt und erhalten folgende Antwort und Vorschläge zum Thema Zeitmanagement:

Ich bin ein Experte für Zeitmanagement. Hier sind einige spezifische Techniken und Methoden, die dir helfen können, deine Arbeitszeit besser einzuteilen und deine Aufgaben effizienter zu erledigen, insbesondere wenn du {spezifische Aufgaben oder Tätigkeiten} innerhalb von {Zeitraum, z.B. einer Woche} organisieren möchtest:

  • Eisenhower-Matrix
  • Pomodoro-Technik
  • Zeitblockierung
  • ABC-Methode
  • Pareto-Prinzip

Zu jeder Technik liefert ChatGPT dann nochmals einen Prompt inklusive Antwort mit. Am Beispiel der Eisenhower-Matrix sieht die Erläuterung wie folgt aus:

Eisenhower-Matrix:

„ChatGPT, hilf mir, die Eisenhower-Matrix zu nutzen, um meine Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren. Erkläre mir, wie ich meine {spezifische Aufgaben oder Tätigkeiten} in die vier Quadranten der Matrix einteilen kann, um während {Zeitraum} effizienter zu arbeiten.“

Antwort:

  • Die Eisenhower-Matrix ist ein einfaches, aber leistungsfähiges Tool zur Priorisierung von Aufgaben. Teile deine Aufgaben in vier Quadranten ein:
    • Wichtig und dringend: Sofort erledigen.
    • Wichtig, aber nicht dringend: Planung und Zeit dafür einplanen.
    • Dringend, aber nicht wichtig: Delegieren, wenn möglich.
    • Weder wichtig noch dringend: Weglassen oder auf später verschieben.
  • Beispiel:
    • Wichtig und dringend: Abgabetermin für ein Projekt, wichtige Kundenanfragen.
    • Wichtig, aber nicht dringend: Langfristige Planungen, Weiterbildung.
    • Dringend, aber nicht wichtig: Routine-E-Mails, Anrufe.
    • Weder wichtig noch dringend: Unnötige Meetings.

Beispiel 2: Routineaufgaben automatisieren:

Geben wir den von ChatGPT vorgeschlagenen Prompt

„Du bist ein Automatisierungsexperte. Erkläre mir, wie ich ChatGPT einsetzen kann, um meine Routineaufgaben effizient zu automatisieren. Nenne konkrete Beispiele für {spezifische Routineaufgaben, z.B. Dateneingabe, Terminplanung} und wie ich diese mit der KI vereinfachen kann.“

ein, erhalten wir drei Promptvorschläge inklusive Antworten zum Thema Automatisierung von Prozessen:

Ich bin ein Automatisierungsexperte. Hier sind einige detaillierte Erklärungen und konkrete Beispiele, wie du ChatGPT nutzen kannst, um spezifische Routineaufgaben effizient zu automatisieren:

Dateneingabe:

  • „ChatGPT, zeige mir, wie ich meine Dateneingabeprozesse automatisieren kann. Ich muss regelmäßig Daten aus verschiedenen Quellen in eine Tabelle eingeben. Erstelle mir ein Beispielskript, das Daten aus E-Mails extrahiert und in eine Excel-Tabelle einträgt.“

Antwort:

  • Du kannst ChatGPT verwenden, um ein Python-Skript zu generieren, das E-Mails durchsucht, relevante Daten extrahiert und diese in eine Excel-Tabelle einfügt. Zum Beispiel:

Terminplanung:

  • „ChatGPT, zeige mir, wie ich die Terminplanung automatisieren kann. Ich muss oft Meetings koordinieren und Termine in meinen Kalender eintragen. Erstelle ein Beispiel für ein automatisiertes System, das Meeting-Anfragen verarbeitet und in meinen Kalender einträgt.“

Antwort:

  • Du kannst ChatGPT verwenden, um ein Skript zu erstellen, das automatisch Meeting-Anfragen verarbeitet und in deinen Kalender einträgt. Hier ein Beispiel mit Google Calendar API:

Aufgabenverwaltung:

  • „ChatGPT, zeige mir, wie ich die Verwaltung meiner täglichen Aufgaben automatisieren kann. Erstelle ein Beispiel, wie ich wiederkehrende Aufgaben in einem Task-Management-Tool wie Trello automatisiert anlegen kann.“

Antwort:

  • Du kannst ChatGPT verwenden, um ein Skript zu erstellen, das automatisch wiederkehrende Aufgaben in Trello erstellt. Hier ein Beispiel mit der Trello API:

Diese Beispiele zeigen, dass man ChatGPT mit dem Universal-Prompt quasi hilft, sich (und uns) selbst zu helfen, indem gezeigt wird, wie Anfragen spezifisch zu formulieren sind. Der Clou dabei: ChatGPT formuliert die Prompts selbst und wir können uns entspannt zurücklehnen.

Fazit

Effizientes Arbeiten ist keine Hexerei, sondern das Ergebnis von gezielten Strategien und dem Einsatz von hilfreichen Tools. Durch die Nutzung der vorgestellten Apps und Tipps kann man die eigene Produktivität deutlich steigern und wertvolle Zeit sparen. Es lohnt sich, die Werkzeuge in den Arbeitsalltag zu integrieren und die eigenen Arbeitsmethoden kontinuierlich zu optimieren.

Dieser Beitrag hat 2 Kommentare

  1. Avatar-Foto
    Michael

    Hallo Marisa, sehr schöner Beitrag! Wir arbeiten auch mit Chat GPT und lassen uns dort schon seit einiger zeit Code Snippets und ganze PHP Klassen erstellen. Die Codes sind zwar meist unvollständig und beinhalten Funktionen die es eigentlich gar nicht gibt (das liegt am Halluzinierungs-Effekt bei KI), bieten aber eine gute Grundlage, und sparen sehr viel Zeit.

  2. Avatar-Foto
    Markus

    toller Überblick!!
    Ergänzung zu IFTTT: iPhone „Fokus“ Einstellungen auch recht praktikabel nach meiner Erfahrung

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