Die einen finden Homeoffice nach wie vor produktiver als eine Büro-Präsenz. Die anderen wünschen sich wieder den Austausch mit den Kollegen vor Ort. Unabhängig von der persönlichen Vorliebe – Homeoffice ist seit 2020 die neue Realität in vielen Firmen geworden. Daher ist es wichtig, dass Sie als Unternehmen die Zusammenarbeit und Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern weiterhin gewährleisten. Wir erläutern Ihnen die Funktionen und Vorteile der drei führenden Videokonferenztools Microsoft Teams, WebEx und Zoom.

VIDEOKONFERENZTOOLS FÜR EINE EFFEKTIVE KOMMUNIKATION

Die Pandemie verliert im Moment kaum an Dynamik, sodass die Empfehlungen in Richtung Kontaktvermeidung wohl erstmal bestehen bleiben. Sogar eine Homeoffice-Pflicht wird immer wieder diskutiert. Davon abgesehen geht die Transformation der digitalen Arbeitswelt hin zum Mitarbeiter als „digitaler Nomade“ unaufhaltsam weiter.

Kleinere und größere Veränderungen in unserem Arbeitsalltag sind das Resultat. Sämtliche Prozesse werden geändert oder von Grund auf neu definiert. Ob die technische Basis, z.B. das Videokonferenztool, bereits gesetzt ist, hat Auswirkungen auf die digitale Transformation: Sie wird sich dann an den Möglichkeiten des gesetzten Tools orientieren inkl. dessen Limitierungen. Es macht daher Sinn, von vorneherein digitale Prozess-Ziele zu formulieren und die Tools auf dieser Basis auszuwählen.

Egal an welchem Punkt der Digitalisierung Ihr Unternehmen bereits angekommen ist – ein absolutes Basic unter den Möglichkeiten der digitalen Arbeitswelt ist die Videokonferenz. Wenngleich es viele Meetings gibt, kommt man an der unbedingten Notwendigkeit der zielgerichteten Kommunikation im Arbeitsleben nicht vorbei. Und selbst auf der höchsten Stufe der Digitalisierung bleibt jeder Mitarbeiter ein Mensch und damit ein soziales Wesen, für das ein Telefonanruf eine komplett andere Situation darstellt als ein Videocall – selbst wenn exakt das Gleiche inhaltlich besprochen wird.

Bei den Anforderungen an dieses essenzielle Tool für audiovisuelle Kommunikation sind also nicht nur „Hard Facts“, wie technische Möglichkeiten, wichtig, sondern auch „Soft Skills“, also der Wohlfühlfaktor für die Mitarbeiter. Denn: Ein Tool, das schwierig zu verstehen und bedienen ist, wird weniger zielgerichtet genutzt werden und erfüllt daher nicht ganz seinen eigentlichen Zweck: Digitale Arbeitsprozesse so effizient wie möglich umzusetzen.

Die Wahl des Videokonferenztools fürs eigene Unternehmen ist somit die Basis jedes digitalen Prozesses. Wir haben drei der größten Player auf diesem Gebiet in der jeweiligen Desktop-Version getestet.

1. Microsoft Teams als eines der international bekanntesten Videokonferenztools

In drei von vier aktuell angebotenen Business-Plänen von Microsoft 365 ist Teams automatisch enthalten – der Einstiegspreis liegt bei 4,20€ pro Monat und Nutzer. Die Monopol-Stellung von Excel, Outlook und Word auf Firmen-Rechnern öffnen also Tür und Tor für das Kommunikationstool von Microsoft – denn was liegt näher als das zu nutzen, was sowieso schon da und bezahlt ist! Trotzdem erreicht der Skype-for-Business-Kannibale nicht die Durchdringung, die man aufgrund dieser Ausgangssituation erwarten würde. Auch wenn die Nutzerzahlen im Laufe der Pandemie stark angestiegen sind, liegen sie trotzdem unter denen von dem Konkurrenten Zoom. Wenngleich Zoom zuletzt widersprüchliche Angaben zu Nutzerzahlen machte.

3 x yeah! – Vorteile von Microsoft Teams

• Vieles in Teams ähnelt dem beliebten Skype, geht aber weiter und präsentiert sich als Modern Workplace Lösung: Das Tool bietet einen vollwertigen Chat, Audio- und Videotelefonie und stellt damit die vollumfänglichste Lösung in diesem Vergleich dar.
• Die Möglichkeiten in den Einstellungen sind simpel gehalten – optisch und funktionell. Das erinnert an die Usability, die man sonst eher von Apple gewöhnt ist. Dem Admin stehen weitere fortgeschrittene Einstellungen in der Profi-Umgebung von Microsoft Azure zur Verfügung.
• Teams kommt als abgespeckter SharePoint daher. Z.B. können verschiedene Teams-Nutzer eine Datei gleichzeitig bearbeiten.

3 x meh. – Nachteile von Microsoft Teams

• Wenngleich Teams als kostenpflichtige Software von Anfang an mit mehr Qualität als die kostenlose Alternative innerhalb von Microsoft, Skype, punkten wollte, bemerkt man schnell beim Austausch via Chat, dass die kleine aber feine Funktion der „Antwort auf einen Beitrag“ fehlt. Nur normale Chat-Nachrichten (plus sechs verschiedene Smiley-Reaktionen auf Chat-Nachrichten) sind möglich, was eine Erörterung komplexer Zusammenhänge via Chat erschwert.
• Die Chat-Kommunikation mit Usern außerhalb des eigenen Unternehmens gestaltet sich als nicht ganz einfach. Es ist nicht möglich, dass Sie einfach eine andere User-ID suchen und anschreiben. Dafür muss diese zunächst vom Admin in die eigene Teams-Umgebung eingepflegt werden.
• Der eigene Status („verfügbar“, „beschäftigt“, „abwesend“, etc.) stellt sich aufgrund von Eintragungen im eigenen Outlook-Kalender automatisch um. Das ist richtig smart, wenn man seinen Kalender sehr ordentlich pflegt – ansonsten störend.

2. Zoom als reines Videokonferenztool für Firmen

Die von dem charismatischen Gründer Eric Yuan entwickelte Lösung Zoom präsentiert sich als reines Videokonferenztool. Yuan scheint genau den richtigen Zeitpunkt zum Absprung von seinem früheren Arbeitgeber WebEx geschafft zu haben. Sein eigenes Produkt verbucht in den letzten Jahren einen kometenhaften Erfolg – insbesondere bei Firmenkunden. Das schlägt sich auch im Wert seines Unternehmens nieder: 2019 war der Preis für eine Zoom-Aktie noch zweistellig, 2020 bei einem Höchststand von rund 500 Euro, und im Frühjahr 2021 immerhin noch bei über 300 Euro. Blitzartiges Wachstum bringt erfahrungsgemäß das ein oder andere strukturelle Problem für Unternehmen mit sich, so musste sich Zoom 2020 mit einigen Beschwerden zur Datensicherheit auseinandersetzen und nachbessern. Auch wenn Zoom für Chat- und Call-Funktionen nicht geeignet ist, wartet es in seiner Kernkompetenz, der audiovisuellen Kommunikation, mit einer Vielzahl an Produktausgestaltungen auf. (BREAKING: Zoom bietet seit kurzem die neue Variante „ZOOM UNITED PRO“ an, die auch Chat- und Telefonfunktionen beinhalten.) Die verschiedenen Abos lassen sich auch noch durch verschiedene Add-Ons maßgeschneidert aufpeppen. Die Preise liegen bei rund 16 Euro im Monat für die grundlegenden Funktionen bis hin zu vierstelligen Monats-Preisen für aufwändige Webinar-Lösungen.

3 x yeah! – Vorteile von Zoom

• Stellen Sie sich ein Brainstorming vor, bei dem Sie Ideen darüber sammeln, was Sie alles Sinnvolles oder Verrücktes während einer Videokonferenz machen könnten. Dieses Sammelsurium von Funktionen wird in Zoom Realität. Funktionen wie professionelle Umfragen, das Einblenden eines iPad-Bildschirms, das ein User in den Händen hält, oder das Auftragen eines roten Lippenstifts (virtuell) sind nur drei Beispiele des mannigfaltigen Funktionsumfangs.
• Obwohl das Tool absolut auf Videokonferenzen fokussiert ist, ermöglicht es nicht nur die Teilnahme an Konferenzen mithilfe eines einfachen Telefons. Es bietet Telefon-Teilnehmern auch einige Partizipationsmöglichkeiten während des Meetings an.
• Die Teilnahme an einem Zoom-Meeting ist spontan über jeden gängigen Browser möglich – ohne die App installiert zu haben. Somit können Außenstehende unkompliziert eingebunden werden.

3 x meh! – Nachteile von Zoom

• Der Zoom-Support hat uns nicht überzeugt. Er wirkte bei einer Service-Anfrage per Mail mit dem exponentiellen Wachstum der Nutzerzahlen maßlos überfordert: Nach mehreren Monaten kam lediglich ein Textbaustein als Antwort.
• Immer wieder wird Zoom eine mangelnde Datensicherheit vorgeworfen. Vom sogenannten „Zoombombing“ hat wohl der ein oder andere schon mal gehört. Das Unternehmen hat darauf mit mehr Transparenz und schärferen Grundeinstellungen für Meeting-Sessions reagiert (interessant u.a. dazu sind die ausführlichen verschiedenen Arten an Newslettern von Zoom). Kritische IT-Sicherheitsexperten sehen Zooms Sicherheitsstandards trotzdem weiterhin hinter denen von Teams oder WebEx.
• Der riesige Funktionsumfang hat naturgemäß den Nachteil, dass es Zeit kostet, sich in die Möglichkeiten dieses Tools einzuarbeiten. Und dieser Aufwand ist nicht nur für den Admin notwendig, sondern für jeden einzelnen User.

3. WebEx als „ältestes“ Videokonferenztool

WebEx Communications wurde 1995 gegründet und 2007 von Cisco Systems übernommen. WebEx ist eine Videokonferenz- und Kollaborations-Lösung und rangierte bereits vor Zoom unter den Weltmarktführern in diesem Bereich. Die Nutzerzahlen sollen sich laut Cisco schon vor Corona im niedrigen dreistelligen Millionenbereich bewegt haben.

Die Angebotsliste gestaltet sich ähnlich übersichtlich wie bei Microsoft. Grundlegende Funktionen bietet das „Starter“-Paket für rund 13 Euro im Monat pro Meetingraum. Maßgeschneiderte Angebote werden bei Cisco via Kontakt mit einem Vertriebler arrangiert.

3 x yeah! – Vorteile von WebEx

• Der Kundensupport ab dem „Business-Tarif“ hat den Ruf einer exzellenten Erreichbarkeit rund um die Uhr.
• Während Teams mit der nahtlosen Integration von 365-Software wie z.B. Excel aufwartet, bietet WebEx smarte Verzahnungen mit diverser Hardware, sofern man bei der IT-Infrastruktur bereits auf Cisco setzt.
• Zoom ermöglicht immerhin eine smarte technische Integration eines menschlichen Dolmetschers. WebEx geht nun einen Schritt weiter für internationale Mitarbeiter: WebEx bietet eine Live-Übersetzung an, die mittelfristig sogar 100 Sprachen abdecken soll. (Bei Teams gibt es schon länger eine Übersetzungs-Funktion mit mehreren dutzend Sprachen).

3 x meh! – Nachteile von WebEx

• Während Teams und Zoom mit einer benutzerfreundlichen Bedienung punkten, wirkt WebEx eher kompliziert in der Bedienung. Natürlich ist die Bewertung von Usability immer auch subjektiv. Jedoch ist es schon auffällig, dass User, die mit der Cisco-Umgebung bereits vertraut sind, deutlich schneller und leichter mit dem Tool umgehen können.
• Die Chat-Funktion in WebEx ist eher rudimentär und macht keinen Spaß. Um den ganzen Tag mit Kollegen zusammenzuarbeiten und via Chat, Call oder Videokonferenz spontan zu kommunizieren ist Teams deutlich besser geeignet.
• Die Ansichtsgestaltung des WebEx-Fensters in der Desktop-Version ist (ähnlich wie bei Teams) statisch festgelegt und man kann wenig personalisieren. Hier ist bei Zoom aufgrund der „Floating Panels“ einiges mehr möglich.

Ausblick Jitsi – das „Linux“ unter den Konferenzlösungen

Der Informatik-Student Emil Ivov schrieb Anfang der 2000er-Jahre seine Masterarbeit über ein Konzept von Software-Kommunikation und entwickelte dafür ein Open-Source-Programm – das war die Geburtsstunde von Jitsi.

Bis heute ist Jitsi Meet kostenlos und sehr einfach zu benutzen. So entfällt beispielsweise jegliche Anmeldungsprozedur – man startet einfach ein Meeting – fertig. So bleibt die Grundfunktion der Videokonferenz Daten- sowie Traffic-sparsam, was den Server und den DSGVO-Beauftragten gleichsam entspannt. Das ruft Datenschutz-sensible Kundengruppen auf den Plan: Jitsi ist z.B. bei Schulen sehr beliebt. Aber auch Whistleblower oder internationale Journalistenverbünde schätzen die End-to-End-Verschlüsselung des Tools.

Fazit

Die Wahl der richtigen Videokonferenzlösung für das eigene Unternehmen ist kein no-brainer. Wenn man bereits auf eine Microsoft- oder eine Cisco-Umgebung setzt, gliedern sich Teams bzw. WebEx nahtlos ein. Bei besonders hohen Ansprüchen an das Kernfeld der professionellen Videokonferenz oder wenn man Webinare gibt, sollte man Zoom mit in Betracht ziehen. Und bei alternativen Lösungen, wie Jitsi, mag man nicht gerade exzellenten Datenschutz erwarten – aber das Gegenteil ist tatsächlich der Fall!

Je konkreter man skizziert, was man braucht und erwartet, desto leichter fällt die Auswahl. Also ein kreatives Brainstorming á la „Was wollen wir können in der Kommunikation?“ lohnt sich.

Was ist für Sie ein No-Go, das ein Kommunikationstool indiskutabel macht und was sind innovative Funktionen, auf die Sie nicht mehr verzichten wollen? Wir freuen uns auf Ihren Input in den Kommentaren.

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